Wyobraź sobie, że ktoś z Twojej firmy wynosi do śmietnika całe pudło z fakturami, danymi klientów i umowami pracowników. Brzmi absurdalnie? A jednak podobne sytuacje wciąż się zdarzają – i to nawet w dużych firmach. Tymczasem bezpieczne niszczenie dokumentów to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, ale także ważny element budowania wiarygodności i zaufania w oczach klientów i kontrahentów.
W artykule przyjrzymy się, jak wygląda profesjonalna utylizacja dokumentów w Olsztynie, jakie są najczęstsze błędy firm i co można zrobić, by spać spokojnie, mając pewność, że żadna poufna informacja nie trafi w niepowołane ręce.
Dlaczego niszczenie dokumentów to więcej niż obowiązek?
Dane osobowe, poufne informacje, tajemnice handlowe
Każda firma – od jednoosobowej działalności po międzynarodową korporację – generuje dokumenty zawierające wrażliwe dane. Mogą to być:
-
umowy z pracownikami i kontrahentami,
-
deklaracje podatkowe,
-
korespondencja z urzędami,
-
faktury i rachunki,
-
dane osobowe klientów.
Ich niewłaściwe przechowywanie lub utylizacja grozi nie tylko karami finansowymi, ale też poważnymi stratami wizerunkowymi. Według raportu GIODO, najczęstsze naruszenia ochrony danych wynikają z… błędu ludzkiego lub zaniedbania.
Ciekawostka: ile kosztuje jeden wyciek?
Z badań IBM Security wynika, że średni koszt naruszenia danych w Europie to 3,68 miliona dolarów. Nawet w mniejszej skali, niekontrolowane ujawnienie danych może oznaczać:
-
odszkodowania dla klientów,
-
dochodzenie UODO,
-
utratę zaufania i klientów.
Jak wygląda profesjonalna utylizacja dokumentów w Olsztynie?
Firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów – czym się różnią?
Na rynku olsztyńskim działa kilka wyspecjalizowanych podmiotów zajmujących się niszczeniem dokumentów zgodnie z normami RODO i ISO 27001. Zlecenie profesjonalnej usługi oznacza:
-
odbiór dokumentów z biura lub archiwum,
-
przewóz w zabezpieczonych pojemnikach,
-
zniszczenie w kontrolowanych warunkach (niszczarki przemysłowe klasy P-4 do P-7),
-
wystawienie certyfikatu utylizacji.
To istotne, jeśli Twoja firma przechodzi audyt, kontrolę skarbową albo wdraża politykę bezpieczeństwa informacji.
Czy trzeba archiwizować wszystko?
Nie! Prawo przewiduje różne okresy przechowywania dokumentów – od 1 roku (np. niektóre dokumenty kadrowe), po 5, 10, a nawet 50 lat. Po ich upływie, dokumenty można legalnie zniszczyć. Trzeba jednak wiedzieć, które i kiedy.
Co warto wiedzieć o normach niszczenia dokumentów?
Norma DIN 66399 – więcej niż rozdrabnianie
Nie każda niszczarka biurowa zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Profesjonalne firmy w Olsztynie korzystają z urządzeń spełniających normę DIN 66399, która określa poziomy ochrony:
-
P-1 do P-3 – niszczenie ogólnych dokumentów,
-
P-4 do P-5 – niszczenie danych poufnych (np. personalnych),
-
P-6 i P-7 – informacje szczególnie wrażliwe (np. tajne dane finansowe, dane zdrowotne).
Fakt: większość firm deklarujących „bezpieczne niszczenie dokumentów” korzysta tylko z poziomu P-2 lub P-3, co nie zawsze spełnia wymogi np. RODO.
Najczęstsze błędy firm przy utylizacji dokumentacji
Trzymanie dokumentów „na wszelki wypadek”
To klasyczny błąd. Wiele firm przetrzymuje stare dokumenty w piwnicach, na strychach, a nawet… w toaletach służbowych. „Może się jeszcze przyda” – to zdanie kosztowało już niejedną firmę dziesiątki tysięcy złotych. Dlaczego?
-
Przechowywanie dokumentów po okresie wymaganym przez prawo zwiększa ryzyko wycieku danych.
-
Zgodnie z RODO, nadmiarowe przetwarzanie danych jest niedozwolone – także w formie fizycznej.
-
Taki bałagan utrudnia audyt i zwiększa koszty zarządzania dokumentacją.
Porada: zrób przegląd archiwum i usuń wszystko, co nie ma podstaw prawnych do dalszego przechowywania. Skonsultuj się z archiwistą lub firmą oferującą profesjonalne niszczenie dokumentów w Elblągu, Olsztynie czy Mikołajkach – często oferują też usługę selekcji.
Niszczenie dokumentów „na własną rękę”
Biurkowa niszczarka to nie zawsze najlepsze rozwiązanie. Dlaczego?
-
Zajmuje czas – pracownicy marnują godziny na ręczne niszczenie kartek.
-
Nie spełnia norm – wiele urządzeń rozdrabnia dokumenty zbyt grubo.
-
Nie daje dowodu zniszczenia – brak protokołu czy certyfikatu może być problemem przy kontroli.
Ciekawostka: w 2023 roku jedna z olsztyńskich firm ubezpieczeniowych dostała karę 15 000 zł za niewłaściwe niszczenie dokumentów – wystarczyło, że część danych trafiła do kontenera na makulaturę bez zabezpieczenia.
Masz dokumenty sprzed 15 lat? Sprawdź, co z nimi zrobić
Nie wszystko trzeba od razu wyrzucać
Zanim zlecisz utylizację dokumentów, warto przeprowadzić selekcję:
-
Dokumenty księgowe – zazwyczaj 5 lat,
-
Akta pracownicze – od 10 do 50 lat (zależnie od daty zatrudnienia i obowiązujących przepisów),
-
Dokumentacja BHP, ZUS, PPK – różnie, w zależności od kategorii.
Wskazówka: skorzystaj z tabeli kategorii archiwalnej – firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów w Mikołajkach czy Olsztynie często mają gotowe wzory i checklisty.
Co zrobić z dokumentami wymagającymi długiego przechowywania?
Zamiast trzymać je w biurze – wynajmij powierzchnię w zewnętrznym archiwum lub magazynie dokumentów. W Olsztynie działa kilka firm, które łączą przechowywanie z późniejszą bezpieczną utylizacją. To wygodne i zgodne z przepisami.
Utylizacja dokumentów i ochrona środowiska – to się da połączyć
Co dzieje się z papierem po zniszczeniu?
Większość firm zajmujących się profesjonalną utylizacją dokumentacji współpracuje z recyklerami. Po zniszczeniu, ścinki są:
-
prasowane w bele,
-
przekazywane do papierni,
-
przetwarzane w papier toaletowy, karton lub opakowania.
To ekologiczna forma utylizacji, która nie tylko chroni dane, ale też wpisuje się w strategię CSR (społecznej odpowiedzialności biznesu).
Fakt: jeden kilogram zniszczonego papieru to około 17 oszczędzonych litrów wody i 0,75 kg dwutlenku węgla mniej w atmosferze.
W ostatniej części artykułu dowiesz się:
-
jakie nowoczesne technologie wspierają bezpieczne zarządzanie dokumentami,
-
jak przygotować firmę na regularną utylizację,
-
oraz które firmy w Olsztynie są polecane przez przedsiębiorców i dlaczego.
Kontynuacja poniżej.